オンボーディング・プロセスは、新入社員の役割における成功を左右する。
その 2023年調査 コンサルティング会社のコーン・フェリーは、6～12カ月以内に仕事を辞めた従業員を対象にアンケートを実施した。その理由として、企業文化との乖離を感じたり、新入社員としての経験が乏しかったりといったメンションが挙げられている。
オンボーディング・ドキュメントは、新入社員に対して初日から徹底した透明性を確保するのに役立ちます。必須の納税フォームや雇用契約書のほかにも、入社時に役立つ書類はたくさんあります。入念に準備し、整理しておけば、従業員が新しい仕事環境をスムーズに進めることができる。🧭
この記事では、法務・税務フォームから組織図、プロセスマニュアル、秘密保持契約書に至るまで、入社プロセスに含めるべき様々な種類の文書について説明します。また、入社時の書類作成や整理を簡単にする、包括的な生産性・プロジェクト管理プラットフォームもご紹介します。
従業員入社時の書類の重要性
以下と同様 クライアント・オンボーディング オンボーディングとは、新入社員を組織に溶け込ませるプロセスのこと。従業員が仕事に慣れるための準備をし、企業文化を紹介する。
スムーズな 入社プロセス は、モチベーション、生産性、仕事への満足度を高めることができる。その上、よく練られたオンボーディング・プロセスを持つ企業は通常、離職率が低い。
オンボーディング・プロセスでは、ドキュメンテーションが重要な役割を果たす。一般的には 人事部 専門家、マネージャー、またはビジネス所有者。
オンボーディング・ドキュメントは法的要件であるだけでなく、統合をより効率的にすることができます。 オンボーディング・ドキュメントは、従業員が会社や役割を迅速かつわかりやすく理解するのに役立ち、オンボーディング中も後も従業員をサポートします。📃
法務・税務オンボーディング文書
法務フォームは、新入社員の入社書類のリストで最初に書くべきものです。法的トラブルや罰金を避けるため、従業員の開始日から数日以内に完了しましょう。
W-4納税フォーム
従業員は、W-4と呼ばれる連邦所得税フォームを完了する必要があります。やることで、源泉徴収ステータスを明記し、ソーシャルセキュリティーやメディケアなどの保険料に影響を与える。
W-4フォームは、内国歳入庁(IRS)に従業員の給与から控除する金額を知らせるものです。また、課税された金額をどのように配分するかも知ることができます。💵
各給料の前に最新のW-4フォームを確認し、従業員の選択と一致していることを確認します。また、すべての従業員の税金に関する書類を、最後の税金の支払い期限または支払い後少なくとも4年間（どちらか遅い方）保管する必要があります。
州W-4納税フォーム
ほとんどの州で所得税が課税されます。また、以下の9つの州では、新入社員に州源泉徴収票の記入を義務付けています。
1.アラスカ州 2.フロリダ州 3.ネバダ州 4.ニューハンプシャー 5.サウスダコタ 6.テネシー 7.テキサス州 8.ワシントン州 9.ワイオミング州
I-9 フォームおよび仕事資格証明書
I-9フォームは、新入社員の米国での仕事資格を確認するもので、市民権、居住権、ビザ、移民ステータスによって異なる。
従業員はフォームを完了し、開始日から3日以内に返送する必要があります。
それ以外に、従業員はあなたに就労資格証明書類を提出しなければなりません：
- 出生証明書
- パスポート
- 在留カード
フォームと書類を確認し、すべての要件を満たしていることを確認します。提出の必要はありませんが、入国審査官から要求された場合に備えて保管しておく必要があります。
会社固有の入社書類
以下の書類により、新入社員は会社の方針、社風、人材、イベント、ブランドに慣れることができます。
従業員ハンドブック
従業員ハンドブック 従業員ハンドブック は、会社の必須情報の百科事典の役割を果たします。作成する際には、徹底して明確な言葉を使い、従業員を情報で圧倒しないようにしましょう。
従業員ハンドブックの最も一般的な要素には、以下のようなものがあります：
- ミッション・ステートメント：優れた従業員ハンドブックは、従業員に会社の概要、目標、価値を示す。
- 雇用情報:以下を含む仕事のスケジュール タイムライン、および潜在的な結果（プロモーションや懲戒処分など）について説明する。
従業員がハンドブックを読んだら、同意フォームに署名する。✍️
組織チャート
組織図 組織チャート 従業員に会社の組織を紹介する。チャートは、従業員の名前、職務、報告先を示す。社内や部門を超えたコミュニケーションを円滑にすることができる。新入社員が質問をした場合、チャートを見れば誰に質問すればよいかがわかる。👥
ブランド・ガイドライン
どの企業も、独自の一貫した表現方法を持っている。🖼️
その ブランド・ガイドライン文書 新入社員がマーケティング資料や社外とのコミュニケーションに使用すべき、ロゴの適切な使用方法、使用可能なフォントや配色、文章の書き方について指示する。
会社カレンダー
重要なミーティングや締め切りから、休日や チームビルディングのイベントまで。 会社のカレンダーは、新入社員に日々の活動を知らせます。これにより、彼らは前もってプランを立て、個人的なスケジュールを会社のものと同期させることができます。🗓️
職種別入社時書類
以下にリストアップした入社時の書類を使用して、従業員が新しい役割に備えるのを手助けしましょう。
内定通知書および雇用契約書
最終面接時 面接 の場合、候補者にポジションをオファーしてもよいが、書面でフォローする必要がある。
内定通知書には、タイトル、開始日、期待、報酬、福利厚生など、新入社員の役割に関する情報の概要を記載します。従業員はこれをよく読み、正式に条件を受け入れる旨を署名しなければなりません。 従業員契約 通常、より詳細な内容となっている。私の仕事に関するスケジュール、職務、方針、守秘義務、解雇条件などが含まれる。従業員ハンドブックと似ていますが、より簡潔で、従業員の役割に特化しています。
プロセスマニュアル
オンボーディングのチェックリストでもう一つ重要なアイテムがあります。 プロセス文書 .
役割の性質によって、プロセス・マニュアルは一般的なガイドラインのように見えることもあれば、詳細なのように見えることもある。 標準作業手順書（SOP） .後者は、反復的なプロセスの実行方法や問題の解決方法をステップごとに説明したものである。
このような従業員用文書の重要性は、控えめにはできない。適切なプロセス文書があれば、新入社員も既存社員も、懸念事項があれば参照できる知識ベースを持つことができる。電話やミーティングの必要性を減らし、仕事をより集中的かつ効率的にすることができる。
新入社員には、以下のような別個の文書を作成することを検討しよう。 研修プラン .これらの文書では、従業員が新しい役割に就いてから最初の数カ月間に何を期待できるかを説明すべきである。また、従業員が経験を積むにつれて職務がどのようにシフトしていく可能性があるか、より高い役割に昇進するための基準も定義しておく必要がある。新しい 新入社員が研修中 を設定し、同僚やメンターからのサポートを受けさせる。👐
給与と福利厚生に関する書類
シームレスな報酬を可能にし、福利厚生の透明性を促進するため、これらの書類を準備する。
口座振込フォーム
従業員の銀行口座に直接入金して給与を支払う場合、従業員は口座振替フォームに記入する必要があります。これにより、従業員の銀行口座の詳細や希望など、支払い処理に必要な情報を収集することができます。🏦
このデータは、最初の給与の前に十分収集し、期限内に処理できるようにしましょう。
福利厚生の概要
会社が提供する福利厚生については最初から明確にしておくべきだが、共通の参照点となる文書を作成するのがベストだ。この文書には、以下のような情報を盛り込む：
- 休日：* 休暇の条件を詳しく説明する。あなたの会社のPTOポリシー.どの祝日に休暇があるか、有給休暇は何日あるか、休暇の申請方法を従業員に知らせる。
- Family and Medical Leave Act (FMLA): FMLAが適用される場合、従業員は医療や家族の問題に対処する際に休暇を申請することができます。入社時の文書で、資格と休暇条件を知らせる必要があります。また、労働省から要求があった場合に備えて、すべての要求の記録を保管しておく必要があります。
- 健康保険：* 会社が健康保険を提供している場合、新入社員にその条件を説明した書類を提供しなければなりません。
- 401(k)およびその他の退職金プラン： 401(k)は退職金貯蓄プランであり、従業員と雇用主にとって税制上の優遇措置があるため、一般的な選択肢となっています。どのような退職プランであれ、入社時の文書に記載する必要があります。
- その他の福利厚生：* 会社によっては、技術設備予算や専門能力開発基金などの追加的な福利厚生を提供しています。該当する場合は、入社時の文書で手当の詳細を説明し、正確な金額を記載しましょう。
その他のフォームと契約書
会社の方針にもよりますが、入社時に以下の書類を添付することをお勧めします。
緊急連絡フォーム
緊急連絡フォームは、企業のリスク管理戦略に欠かせないものです。インシデントが発生した場合、誰に連絡を取ればよいかが記載されています。フォームが特に重要なのは、従業員の業務に危険な活動が含まれる可能性がある場合です。
新入社員には、フォームに少なくとも2人の名前を挙げ、その電話番号と電子メールアドレスを記入するよう求める。
秘密保持契約書（NDA）
あなたの会社が機密情報を扱っている場合は、秘密保持契約書（NDA）を作成する必要があります。 秘密保持契約（NDA） あなたが オンボーディング・クライアント または従業員。
この文書に署名することで、従業員は自分が扱う機密データを保護することをコミットします。NDAに違反した場合、会社は法的措置を取ることができます。🔏
競業避止義務契約書
署名された競業避止義務契約は、従業員が雇用終了後一定期間、会社の競 争優位性を阻害する可能性のある活動に参加することを防ぐもので す。このような活動には、競合他社での仕事や競合ビジネスの立ち上げが含まれる。
競業避止契約または競業避止条項は、会社が独自の知識、リレーションシップ、または技術を開発した場合に極めて重要です。これは、従業員が会社での経験を競合他社のために利用できないようにするものです。
薬物検査と身元調査方針
職務上、薬物検査や犯罪歴のチェックが必要な場合は、入社時の文書にその要件を詳しく記載しましょう。従業員が記録や検査結果を提出したら、将来のコンプライアンス審査に備えて手元に保管しておきましょう。この機密データへのアクセスが制限されていることを確認する。
従業員同意文書
従業員の同意文書には、さまざまな用途があります。従業員が以下のような特定の行動を理解し、同意していることを確認します：
- 個人情報の収集と使用
- 研修または能力開発プログラムへの参加
- 身元調査および薬物検査
- コミュニケーションの監視
- 雇用契約の変更
オンボーディング文書の作成と整理
書類は包括的であるべきですが、新入社員を圧倒してはなりません。そのため、規制に準拠しながら、入社時の書類を徐々に導入していくプランを作成することが不可欠です。
例えば、I-9フォームのセクション2は入社3日目までに完了する必要があるため、最優先事項のひとつとする必要がある。一方、会社カレンダーは法的要件でもなければ、従業員の統合プロセスにとって重要なものでもない。
書類の準備、配布、整理をする際には、適切な生産性ツールが救世主となる。それは 人事管理システム（HRMS） そして オンボーディング・ソフトウェア オールインワンの プロジェクト管理ソフトウェア のような クリックUp .🛠️
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